Как настроить IP-телефонию в офисе своими руками

Установка IP-телефонии в офисе займёт в разы меньше времени, если воспользоваться услугами виртуальной АТС. Одновременно с этим можно сэкономить на покупке оборудования – дорогостоящий блок АТС для этого не нужен. Что касается IP-телефонов, то они заменяются смартфонами сотрудников и программным обеспечением, устанавливаемым на рабочих местах. Встречайте пошаговые инструкции по обустройству офисной телефонии – от выбора провайдера до проверки качества.

Выбор провайдера IP-телефонии

Самая сложная задача – выбор провайдера IP-телефонии. Необходимо учесть несколько факторов:

• Качество голосовой связи – от качественной телефонии требуется минимальное количество обрывов в процессе общения и отсутствие «булькающих» звуков при разговоре с абонентами;
• Стоимость услуг – оценивается стоимость внутренней связи (обычно бесплатно), стоимость звонков на стационарные и мобильные номера России, расценки на международные вызовы. Кроме того, некоторые провайдеры готовы предложить тарифные планы с большими скидками на пакеты минут;
• Скорость подключения – обычно запуск услуги занимает не более 10-15 минут. Большая часть времени уходит на настройку оборудования в офисе (нужно настроить каждое рабочее место, что является заботой системного администратора предприятия).

В качестве примера мы возьмём трёх провайдеров – это Zadarma, SIPNET и Siplink. В нашем мини-рейтинге, составленном на основе пользовательских отзывов и изучения тарифных планов, они распределились по следующим местам:

Топ-3 самых дешевых провайдеров с виртуальными АТС в России

На первом месте расположился провайдер Zadarma, работающий на российском рынке с 2006-го года. Компания предоставляет услуги связи для физических лиц и корпоративных клиентов. Физлицам предлагаются простые тарифы без абонентской платы, предприятиям – услуга «Виртуальная АТС», предоставляемая без обязательных ежемесячных платежей (зависит от количества абонентов). АТС разворачивается за считаные минуты – через несколько минут после запуска можно приступать к настройке IP-телефонов и рабочих мест.

Преимущества виртуальной АТС от Zadarma:

• Несколько тарифных планов – в том числе без абонентской платы;
• Подходит для бизнеса любого масштаба – офиса на пять человек и крупной компании с тысячами сотрудников, для интернет-магазина, федеральной компании и целого call-центра;
• Масштабируемость – увеличьте количество рабочих мест с пары десятков до нескольких тысяч в несколько кликов, не тратясь на покупку плат расширения АТС;
• Прямые номера в 90 странах мира – работайте в России и развивайте международный бизнес, общаясь с клиентами из Москвы, Краснодара, Лондона, Брюсселя, Нью-Йорка и других городов;
• Нет географической привязки – переезд всей компанией в другой офис пройдёт без проволочек, достаточно наладить подключение к интернету;
• Множество услуг для удобства работы с клиентами – многоканальные линии, хранение телефонных разговоров, перевод и перехват звонков, настраиваемые сценарии обработки вызовов, голосовое приветствие и голосовые меню, автоответчики, интеграция с CRM и другими сервисами, обмен факсимильными сообщениями и многое другое;
• Круглосуточная поддержка – получайте консультации тогда, когда это нужно;
• Множество способов оплаты – в том числе с корпоративного счёта.

Обратите внимание, что перечень дополнительных услуг доступен на всех тарифных планах без доплат.

На втором месте расположился SIPNET – ещё один российский провайдер, работающий с корпоративными клиентами и предоставляющий услуги виртуальной АТС. Абонентов ждут несколько тарифных планов, многоканальные номера, гибкая маршрутизация вызовов и множество дополнительных услуг. Согласно отзывам пользователей о качестве звука и стоимости услуг, провайдер занял второе место.

На заключительном третьем месте нашего рейтинга расположился провайдер Siplink. Пользователей ждёт единый тарифный план без возможности покупки пакетов минут, что является определённым минусом. Набор функций довольно ограниченный – детализация вызовов, многоканальные номера, очередь звонков, переадресация вызовов на мобильной, запись звонков, настраиваемые голосовые меню. Также возможно подключение номеров других SIP-операторов.

Лидером рейтинга стал SIP-провайдер Zadarma с бесплатной виртуальной АТС – пользователей ждут гибкие тарифные планы (в том числе пакетные), быстрое разворачивание АТС и круглосуточная поддержка пользователей. Именно на его основе мы составили инструкции по настройке офисной телефонии.

Нужна ли виртуальная АТС

Есть ли разницы между виртуальной АТС и обычной офисной АТС? Она заключается в стоимости – виртуальная АТС от Zadarma предоставляет бесплатно и без покупки оборудования. Та же офисная станция на 20 человек обойдётся в 40-45 тыс. рублей, сюда же прибавим стоимость монтажа и настройка сервисными специалистами (иногда это диктуется гарантийными условиями). С ростом компании придётся докупать платы расширения или менять саму станцию. Также можно использовать платы IP-АТС для ПК, но особой экономии это не даст.

Виртуальная АТС разворачивается бесплатно, компания-клиент оплачивает только услуги связи по тарифному плану. Например, Zadarma предлагает тариф «Офис» за 1800 руб/мес, включающий 50 внутренних линий, один виртуальный телефонный номер для звонков извне и 2000 минут, в том числе в другие страны. Есть тариф «Стандарт» – он бесплатный, без включённых минут, но уже включает 30 внутренних линий (все звонки внутри компании бесплатны на всех тарифных планах). Таким образом, виртуальная АТС позволит наладить IP-телефонию в офисе без особых затрат.

Выбор оборудования

Обойтись совсем без оборудования не получится, ведь нужно как-то работать со звонками. Для этого используются:

• IP-телефоны, подключаемые к интернету и работающие без включенного компьютера;
• Компьютеры и ноутбуки – к ним необходимо докупить наушники с микрофонами, либо гарнитуры;
• Смартфоны с установленными на них приложениями – личные или служебные, что не имеет особого значения;
• FSX-шлюзы – это своего рода «IP-телефон без трубки», к которому подключается любой стационарный телефон (хоть самый простой проводной и с кнопками).

Кроме того, для проведения рабочих видеоконференций понадобятся веб-камеры.

Подключение устройств и рабочих мест осуществляется через офисную сеть. Для этого системному администратору необходимо приобрести производительный роутер, не зависающий при малейших нагрузках. К роутеру подключаются рабочие места с компьютерами, IP-телефоны и шлюзы. Если рабочих мест и телефонов много, устанавливаются несколько роутеров. Получившаяся локальная сеть подключается к интернету – пропускной способности должно хватать на комфортную работу всех рабочих мест.

IP-телефон

IP-телефоны представлены в продаже сотнями моделей. В их числе как самые простые трубки с клавиатурой и небольшим дисплеем, так и самые продвинутые – с большими цветными дисплеями, встроенной голосовой связью, веб-камерами и дополнительными панелями с кнопками быстрого дозвона (отличный выбор для секретаря или шефа, чтобы не заморачиваться с набором номеров – особенно, внутренних).

Выбирая IP-телефон, уделите внимание моделям от известных брендов – это Gigaset, Yealink, Grandstream, Cisco, Panasonic и Avaya. Их стоимость составляет от 3800 рублей за один аппарат. Модели от известных брендов отличаются стабильной работой, лёгкостью в настройках и интуитивно-понятными меню. Выбирая дешёвый телефон от неизвестных производителей (их стоимость – от 1800 руб), вы рискуете столкнуться бестолковым меню, непонятными настройками и нестабильной работой.

Неплохие трубки начального уровня для офисной телефонии:

• Gigaset A540 IP с беспроводной трубкой – модель примечательна тем, что совмещает в себе IP-телефон и цифровую DECT-трубку для доступа к городской телефонии. Есть встроенная телефонная книга на 150 номеров, небольшой монохромный ЖК-дисплей и определитель номера. Телефон поддерживает подключение к двум IP-линиям. Также можно подключить к нему гарнитуру. Стоимость – около 4600 рублей;
• Grandstream GXP1620 – простой телефон с проводной трубкой для телефонизации рабочего места. Для удобства работы с номерами (есть память на 500 контактов) предусмотрен дисплей. Количество IP-линий – 2 шт с возможностью подключения к нескольким серверам. Стоимость – около 3300 рублей;
• Avaya 1608 – продвинутый телефонный аппарат с индикацией занятости контактов, конференц-связью, трёхстрочным ЖК-дисплеем, двумя портами для подключения локальной сети и ноутбука (можно сэкономить на LAN-розетках), программируемым клавишами и адресной книгой на 100 записей. Стоимость – от 10000 рублей.

Также в продаже имеются продвинутые IP-телефоны, работающие на операционной системе Android – они обладают практически неограниченным функционалом, определяемым набором установленных приложений.

Обычный телефон + FXS шлюз

Вместо дорогого IP-телефона можно использовать уже установленные в офисе телефонные аппараты для традиционной телефонии. Для этого они подключаются через шлюзы с FXS-портами. Самый простой шлюз Yeaster TA100 на один телефонный аппарат стоит от 2500 рублей. Использование шлюзов позволит сэкономить не только на телефонах, но и на роутерах – ставим один шлюз с десятью портами FXS в кабинете на 10 рабочих мест, подключаем трубки и подключаем шлюз к роутеру. Благодаря этому вносятся минимальные изменения в уже существующую инфраструктуру офиса.

Более производительные шлюзы, способные работать с телефонными аппаратами и факсами, а также городской телефонией и аналоговыми АТС, стоят значительно дороже – от 20000 рублей. Например, модель Grandstream GXW4216 стоит около 28 тыс. рублей и включает 16 портов для подключения телефонных аппаратов. Устройство может работать с аналоговыми учрежденческими АТС, поддерживая соединение с серверами IP-телефонии.

Компьютер + гарнитура

Самый простой способ подключить рабочее место к виртуальной АТС – установить на компьютер одно из приложений для IP-телефонии. Универсальный вариант – программа «X-Lite», способная работать с любыми провайдерами. Её возможности:

• Работа с многоканальными телефонами;
• Обмен сообщениями с сотрудниками;
• Поддержка видеозвонков;
• Ведение телефонной книги;
• Учёт входящих и исходящих звонков;
• Локальная запись телефонных разговоров.

Приложение действительно универсальное, но нуждается в настройке – здесь указываются адрес сервера, логин (SIP ID) и пароль пользователя IP-телефонии (пользователи задаются непосредственно в виртуальной АТС).

Что касается оператора Zadarma, то у него имеется собственное приложение под названием «Zadarma для Windows». Его преимуществом является более лёгкая настройка – необходимо ввести имя пользователя и пароль, другие настройки не нужны. Приложение весит всего 8 Мб, обладает поддержкой пяти языков и поддержкой виртуальной АТС, регулярно обновляется и славится простым интерфейсом – с ним развёртывание IP-телефонии в офисе займёт минимальное количество времени. Скачивание, установка, запуск и настройка приложения занимают не более 1-2 минут.

Софт на мобильный

Доступ к офисной IP-телефонии из любой точки мира, где есть доступ в интернет – это реальность. Для этого необходимо иметь в своём распоряжении смартфон с установленным на нём приложением для IP-телефонии. Универсальные варианты – это ZoiPer или SipDroid, способные работать с любыми провайдерами.

Наибольшей простотой в настройке и использовании отличается фирменный клиент Zadarma для Android и iOS. Установите его на мобильное устройство офисного сотрудника, введите логин с паролем и получите полный доступ к офисной телефонии.

Настройка оборудования своими руками

Мы выяснили, какое оборудование используется для доступа к IP-телефонии. Следующий шаг – запуск виртуальной АТС:

• Зарегистрируйтесь на сайте Zadarma;
• Подтвердите регистрацию и войдите в аккаунт;
• Пополните счёт и включите АТС в меню «Моя АТС».

Вот и всё, виртуальная АТС запущена – можно заводить внутренние номера, настраивать формат набора номеров, работать с переадресацией, переводом и перехватом звонков, отправлять и принимать факсы (приём осуществляется на указанный при регистрации адрес электронной почты, но можно задать и любой другой адрес).

Ожидали длительного подключения и согласования документации? Ждали долгих настроек оборудования? Думали столкнуться с непонятной панелью управления и тысячами настроек? SIP-провайдер Zadarma избавил своих клиентов от лишней головной боли, предоставив им интуитивно понятную, простую и в то же время гибкую виртуальную АТС. При необходимости её можно развернуть на большом предприятии, подключить многоканальный номер из сегмента 8-800 и дополнительные номера в других городах и странах.

Нам же остаётся выполнить последний шаг – настроить оборудование или приложения для работы с офисной телефонией. Мы настроим один IP-телефон, один FXS-шлюз и программный телефон от Zadarma. Поверьте, в этом нет ничего сложного или невозможного – справится любой системный администратор, даже с минимальным опытом работы с телефонией.

Настройка IP-телефона

Предположим, что рабочие места в офисе оборудованы IP-телефонами Grandstream DP-715 и DP-710. Они обладают схожими панелями управления. Основные параметры настройки:

• Primary SIP Server и Outbound Proxy – указываем pbx.zadarma.com;
• Register Expiration – ставим 5;
• User ID (берётся из панели управления виртуальной АТС) – внутренний номер, например, 123456-100 (последние три цифры – это внутренний номер данной АТС);
• Authenticate ID – опять указываем внутренний номер;
• Authenticate Password – вписываем пароль от номера, заданный предварительно в панели управления виртуальной АТС;
• Name – повторяем внутренний номер АТС из личного кабинета.

Регистрируем телефонные номера внутренних абонентов в панели управления виртуальной АТС, последовательно настраиваем каждый телефон и проверяем работоспособность – достаточно поднять трубку и набрать внутренний или внешний номер.

Настройка телефонов осуществляется через веб-интерфейс с использованием компьютера.

Настройка FXS шлюза

Шлюзы с FXS-портами настраиваются точно так же, как и IP-телефоны. Основные параметры:

• SIP-сервер и сервер аутентификации (регистрации) – pbx.zadarma.com;
• User ID – внутренний номер из панели управления виртуальной АТС;
• Authenticate ID – повторяем внутренний номер;
• Name – имя пользователя, повторяющее внутренний номер;
• Пароль ищи Password – берётся из панели управления номером.

Подробная инструкция по настройке прилагается к каждому FXS-шлюзу. Также можно воспользоваться разделом помощи на сайте Zadarma. Если инструкция к нужному оборудованию не найдена, напишите в поддержку или посетите форум провайдера, где ведётся обсуждение настроек.

Настройка софтфона

Сторонние софтфоны (приложения) настраиваются точно так же, как IP-телефоны и шлюзы FSX. Подробные инструкции представлены на сайте провайдера Zadarma в разделе «Помощь». Выберите платформу и софт, получите пошаговые инструкции по настройке.

Проще всего воспользоваться фирменным приложением для Windows, Mac OS, Android и iOS. Независимо от платформы, оно может использоваться как в личных, так и в коммерческих целях. В качестве примера скачаем и установим приложение «Zadarma для Windows». После установки запустите приложение, укажите логин и пароль от номера – больше ничего и не нужно. Аналогичным образом настраивается софт для других платформ.

Проверка IP-телефонии

Виртуальная АТС для офисной IP-телефонии подключена, в панели управления заведены телефонные номера для всех сотрудников, оборудование настроено на всех рабочих местах и готово к работе. Осталось проверить его работоспособность. Делается это легко и просто – поднимаем трубку, набираем внутренний номер и ждём, пока другой абонент поднимет трубку. Проверяем качество связи – благодаря премиальным каналам Zadarma, оно будет гарантированно высоким.

Аналогичным образом проверяем дозвон на городские и мобильные номера. Не всегда причиной недозвона является неисправность ip- телефонии, Почему невозможно дозвонится до абонента вы можете узнать здесь https://tarifkin.ru/operatory/pochemu-nevozmozhno-dozvonitsya-do-abonenta. Если хочется выходить на межгород альтернативным способом, загляните в панель управления. На этом настройка виртуальной АТС завершена – можно приступать к её коммерческой эксплуатации, выбрав подходящий тарифный план в панели управления.